Основное юрлицо - ООО "Кей Солюшнс" реквизиты можно скачать здесь, а карточку контрагента тут. С этого юридического лица мы производим основные расходы и на него чаще получаем деньги от клиентов.
Также мы используем ИП Краснобабцев для получения платежей от клиентов, которым неважно юридическое лицо. Реквизиты ИП Краснобабцев можно скачать здесь.
В специальной папке Документы можно, в том числе, найти:
Сканы всех первичных документов - договоров, актов и так далее
Учредительные документы ООО "Кей Солюшнс" и ИП Краснобабцев
Договоры с тренерами в формате word
Кроме того, электронный документооборот производится через сервис Контур.Диадок.
Рамочный договор с клиентом - из карточек компаний.
Разовые договоры, счета, приложения к рамочными договорам и акты - из карточек сделок.
Договоры с тренерами - из карточек контактов тренеров.
Приложения к договорам с тренерами - из карточек сделок.
- 50% предоплата и оплата остальной части в течение 5 дней после тренинга (неустойка 0,1% в день);
- если клиент не готов на предоплату, но обязательно получить от клиента подписанный договор как можно быстрее, в крайнем случае - гарантийное письмо. Про все такие ситуации говорите, пожалуйста, Антону.
- акт оказанных услуг передается клиенту заранее так, чтобы мы могли забрать его подписанным в последний день тренинга или на следующий день,
Условия договора можно смягчать, если на то есть объективные причины (но при этом показать клиенту, что для нас это - жертва из нашей к нему любви).
Встречный обмен: мы отправляем клиенту 1 экземпляр договора с приложениями и счёт, подписанные с нашей стороны, а клиент параллельно отправляет нам подписанный с его стороны договор с приложениями
Последовательный обмен: мы передаем клиенту 2 экземпляра договора с приложениями и 1 экземпляр счёта, а потом забираем наш экземпляр договора
Ко всем документам, которые мы передаем клиенту для подписания и возврата нам, прикрепляем бумажку «Экземпляр ООО «Кей Солюшнс» и просим отправить Почтой России по адресу 111033, город Москва, Средний Золоторожский переулок, дом 13, кабинет 17
Оплата тренерам производится в течение пары дней после расчета клиента. Менеджер готовит документы для оплаты тренеру и передает их Антону (или просто формулировку для платежки - формулировку услуг из договора и сумму к перечислению).
Подписанием документов с тренером занимается менеджер.
Первичка - это договоры, акты, счета, счета-фактуры, накладные, чеки, билеты, посадочные талоны - то есть все документы, которые подтверждают законное получение или расходование денег.
Тот, кто ведет работу с контрагентом, отвечает за оперативное и полное получение таких документов:
идеально - на следующий день после оказания услуг;
допустимо - в течение двух недель посредством Почты России (тогда сканы - сразу).
Готовые первичные документы (на которых есть все необходимые подписи-печати):
Сканируются и загружаются в папку Сканы документов - первичка
Подшиваются в соответствующие гроссбухи в шкафу в офисе:
По ООО "Кей Солюшнс" - "Приход", "Расход"
По ИП Краснобабцев - "ИП Краснобабцев"
Ответственен за ОБА действия тот, к кому первому попал готовый документ (подписанный с обеих сторон акт или договор, чек за гостиницу, посадочный талон и тд). Можно выложить и подшить самостоятельно, а можно - попросить кого-то, но ответственность всё равно в силе.
Не нужно распечатывать электронные документы (билеты, электронные квитанции, документы из Диадока)
Все документы генерируются через битрикс.
Рамочный договор с клиентом - из карточки компании.
Разовые договоры, счета, приложения к рамочными договорам и акты - из карточки сделки.
Договоры с тренерами - из карточки контакта тренера.
Приложения к договорам с тренерами - из карточки сделки.
Информация ниже УСТАРЕВШАЯ, приведена на случая составления документов вручную.
Шаблоны договоров, актов и счетов доступны в папке Документы в соответствующих подпапках:
- Акты, счета и договоры - источники / Образцы документов
Зелёным в них выделены поля, которые нужно заполнять.
В стандартном договоре Приложение №1 устанавливает форму дальнейших приложений под конкретные тренинги; это приложение можно убирать из договора, если мы не хотим его делать рамочным (тогда вместо него пишется Приложением №1 становится приложение под конкретный тренинг с программой и тд)
Нестандартные договоры необходимо согласовывать с Антоном Краснобабцевым.
В договорах с тренерами услуги называем теми же словами, как в договорах с клиентами.
В счетах пишем:
- "информационно-консультационные услуги в форме тренинга такого-то"
- даты проведения
- очень желательно - ссылка на Договор и Приложение, если есть
Счёт делается в Excel, туда ставятся изображения печати и подписи Краснобабцева А.Г., потом делается PDF и высылается клиенту.
Аналогичным образом можно подписывать договоры на предварительном этапе, когда клиент просит обменяться сканами.
Нумерацию делаем так: тип менеджер-число-месяц / порядковый номер за день если такой документ не первый
ДО-250519 / 2 - договор Оксаны от 25 мая 2019 года, второй за день
СЕ-010719 - счет Екатерины от 1 июля 2019 года, первый за день
АС-150619 - акт Светланы от 15 июня 2019 года, первый за день
Дата в заголовке счета, договора, приложения ставится текущая!
На актах ставится дата завершения оказания услуги (например, последний день тренинга, день сдачи материалов).
Все созданные документы храним в папках проектов или в папке «Акты, счета и договоры Кей Солюшнс»