Всё о документах

Основное юрлицо - ООО "Кей Солюшнс" реквизиты можно скачать здесь, а карточку контрагента тут. С этого юридического лица мы производим основные расходы и на него чаще получаем деньги от клиентов.

Также мы используем ИП Краснобабцев для получения платежей от клиентов, которым неважно юридическое лицо. Реквизиты ИП Краснобабцев можно скачать здесь.

Где лежат готовые документы

В специальной папке Документы можно, в том числе, найти:

• Сканы всех первичных документов - договоров, актов и так далее

• Учредительные документы ООО "Кей Солюшнс" и ИП Краснобабцев

• Договоры с тренерами в формате word

Кроме того, электронный документооборот производится через сервис Контур.Диадок.

Договоры, счета, акты и приложения делаем в Битриксе

Рамочный договор с клиентом - из карточек компаний.

Разовые договоры, счета, приложения к рамочными договорам и акты - из карточек сделок.

Договоры с тренерами - из карточек контактов тренеров.

Приложения к договорам с тренерами - из карточек сделок.

Сроки оплаты и обмен документами

Условия оплаты и прочие условия:

- 50% предоплата и оплата остальной части в течение 5 дней после тренинга (неустойка 0,1% в день);

- если клиент не готов на предоплату, но обязательно получить от клиента подписанный договор как можно быстрее, в крайнем случае - гарантийное письмо. Про все такие ситуации говорите, пожалуйста, Антону.

- акт оказанных услуг передается клиенту заранее так, чтобы мы могли забрать его подписанным в последний день тренинга или на следующий день,

Условия договора можно смягчать, если на то есть объективные причины (но при этом показать клиенту, что для нас это - жертва из нашей к нему любви).

Два способа обмена подписанными документами

1. Встречный обмен: мы отправляем клиенту 1 экземпляр договора с приложениями и счёт, подписанные с нашей стороны, а клиент параллельно отправляет нам подписанный с его стороны договор с приложениями

2. Последовательный обмен: мы передаем клиенту 2 экземпляра договора с приложениями и 1 экземпляр счёта, а потом забираем наш экземпляр договора

Ко всем документам, которые мы передаем клиенту для подписания и возврата нам, прикрепляем бумажку «Экземпляр ООО «Кей Солюшнс» и просим отправить Почтой России по адресу 111033, город Москва, Средний Золоторожский переулок, дом 13, кабинет 17

Оплата тренерам производится в течение пары дней после расчета клиента. Менеджер готовит документы для оплаты тренеру и передает их Антону (или просто формулировку для платежки - формулировку услуг из договора и сумму к перечислению).

Подписанием документов с тренером занимается менеджер.

Сбор первичных бухгалтерских документов

Первичка - это договоры, акты, счета, счета-фактуры, накладные, чеки, билеты, посадочные талоны - то есть все документы, которые подтверждают законное получение или расходование денег.

Тот, кто ведет работу с контрагентом, отвечает за оперативное и полное получение таких документов:

• идеально - на следующий день после оказания услуг;

• допустимо - в течение двух недель посредством Почты России (тогда сканы - сразу).

Готовые первичные документы (на которых есть все необходимые подписи-печати):

1. Сканируются и загружаются в папку Сканы документов - первичка

2. Подшиваются в соответствующие гроссбухи в шкафу в офисе:

• По ООО "Кей Солюшнс" - "Приход", "Расход"

• По ИП Краснобабцев - "ИП Краснобабцев"

Ответственен за ОБА действия тот, к кому первому попал готовый документ (подписанный с обеих сторон акт или договор, чек за гостиницу, посадочный талон и тд). Можно выложить и подшить самостоятельно, а можно - попросить кого-то, но ответственность всё равно в силе.

Не нужно распечатывать электронные документы (билеты, электронные квитанции, документы из Диадока)